發(fā)布時間：2011-05-16 14:02:56
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最近上海和北京發(fā)生兩起有關個人檔案的官司，引起了社會特別是流動人員對個人檔案的關注。在中國，每個成年人都有一份個人檔案，它像影子一樣會陪伴你一生。然而由于種種原因，不少人對個人檔案并沒有足夠的重視。據(jù)有關部門不完全統(tǒng)計，僅在全國人才服務機構中，就有60萬份個人檔案被遺棄，成為死檔。其實個人檔案在我們的職業(yè)生涯中有著無法替代的作用。了解個人檔案的相關政策，應是每個勞動者的必修課。
鏡頭回放
塞進不實之詞要承擔責任
張小姐是某公司東區(qū)服務銷售經(jīng)理，受公司委托，她從一家貿(mào)易公司訂購一批水晶煙灰缸。事后，貿(mào)易公司出具了一張“情況證明”稱，他們向張小姐承諾給予一定差價的“好處費”。
依據(jù)這份“情況證明”，某公司以嚴重違反公司紀律為由與張小姐解除了勞動合同。張小姐對公司的處分不服，向法院起訴，靜安法院一審判決該公司方支付張小姐解除合同的經(jīng)濟補償金6.9萬元，另付獎金、工資和報銷費用等5萬元。
官司雖然贏了，但是在張小姐后來找工作中，卻均遭用人單位拒絕。費盡周折，她才得知，一切都源于自己人事檔案被原來的公司放入了《法紀情況通報》和《處分決定》。于是，她訴諸法院，要求判令某公司停止侵權，并賠償經(jīng)濟、精神損失。
本案的關鍵是：用人單位可以把員工考核結果及獎勵、懲罰決定放入人事檔案，但前提是該獎懲決定必須合法合理。據(jù)悉，法院將擇日對此案進行判決。
檔案保管單位責任
《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》明確規(guī)定：企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)。
這個文件對職工檔案轉遞規(guī)定：企業(yè)職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。
我國《檔案法》第三條指出：一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務。作為企業(yè)的一名職工有讓企業(yè)保管好其個人人事檔案的權利，同樣，企業(yè)也必須保管好職工的個人人事檔案。用人單位應嚴格按照有關規(guī)定和制度做好職工檔案的保存管理工作。而對于職工個人來講，應關注個人檔案的保管情況，在調動單位或解除勞動關系后應及時追查個人檔案的移交情況，在出現(xiàn)丟失等問題時應采取正當手段反映情況，維護個人的合法權益。
檔案事關個人切身利益
《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》明確規(guī)定：企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)。
這個文件對職工檔案轉遞規(guī)定：企業(yè)職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。
我國《檔案法》第三條指出：一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務。作為企業(yè)的一名職工有讓企業(yè)保管好其個人人事檔案的權利，同樣，企業(yè)也必須保管好職工的個人人事檔案。用人單位應嚴格按照有關規(guī)定和制度做好職工檔案的保存管理工作。而對于職工個人來講，應關注個人檔案的保管情況，在調換單位或解除勞動關系后應及時追查個人檔案的移交情況，在出現(xiàn)丟失等問題時應采取正當手段反映情況，維護個人的合法權益。
企業(yè)無權扣押人事檔案
不管勞動者以哪種方式離開企業(yè)，企業(yè)均應及時將其個人檔案轉出，企業(yè)以扣押個人（人事）檔案作為手段威脅勞動者的做法，是錯誤的�，F(xiàn)實中，經(jīng)常會有企業(yè)以員工在離開公司時不交培訓費、不退住房、不交納違約金等為理由扣住員工的檔案不放，也不給辦理有關手續(xù)，這種以非法的手段來糾正員工的違法行為，也是錯誤的。
應該說，企業(yè)無權以任何理由扣留已離職的員工檔案。如果員工因為拒絕承擔違約責任或賠償企業(yè)的損失不辭而別，企業(yè)正確的做法應該是，通過勞動爭議仲裁等法律手段來恢復自己的合法權益，而不應該扣押其個人檔案。
遺失或拒退人事檔案怎么辦
上海市勞動和社會保障局在《關于用人單位遺失或拒退人事檔案（含《勞動手冊》）勞動者退工登記備案手續(xù)處理意見的通知》規(guī)定如下：
檔案遺失的處理
1、用人單位遺失人事檔案（含《勞動手冊》），應負責為勞動者補建人事檔案和《勞動手冊》，并由上級主管部門按照有關規(guī)定，對直接責任者予以處理。
2、用人單位遺失勞動者的人事檔案（含《勞動手冊》）且又注銷營業(yè)執(zhí)照的，可由上級主管部門按上述第一條規(guī)定補建人事檔案和《勞動手冊》，并出具證明代為辦理勞動者的退工登記備案手續(xù)。
3、對無上級主管部門的用人單位且已注銷營業(yè)執(zhí)照或雖未注銷營業(yè)執(zhí)照，但業(yè)主逃匿的，可由受委托檔案管理部門辦理勞動者的退工登記備案手續(xù)。
用人單位拒退人事檔案的處理
是指用人單位與勞動者已沒有事實勞動關系，且用人單位沒有正當理由，而不為勞動者辦理退工登記備案手續(xù)，拒退人事檔案（含《勞動手冊》）。
1、用人單位無正當理由拒退人事檔案（含《勞動手冊》）的，勞動者本人可以在法定期內(nèi)向各級勞動爭議仲裁委員會申請仲裁，由仲裁委員會裁決用人單位為其辦理退工退檔手續(xù)。
2、用人單位仍拒絕辦理退工手續(xù)的，勞動者本人可以憑已生效的仲裁文書（復印件）及本人身份證、戶口簿、一寸證件照兩張等相關材料到戶口所在地的街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞動服務所進行失業(yè)登記，重新申辦《勞動手冊》。
人事檔案查閱規(guī)定
�。ㄒ唬┎殚喠鲃尤藛T人事檔案應辦理審批手續(xù)。查閱單位應申明查閱理由，管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。
（二）查閱單位應派中共黨員到人才流動服務機構查閱流動人員人事檔案。對不符合規(guī)定條件的，人才流動服務機構可根據(jù)實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關情況。
�。ㄈ┤瞬帕鲃臃⻊諜C構對高級專業(yè)技術人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴格保管，嚴格查閱手續(xù)。
�。ㄋ模┤魏蝹�人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
�。ㄎ澹┎殚啓n案必須嚴格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
如何保護自己的權利不受侵犯
因個人檔案造成勞動者損失的問題，原來只能通過向上級部門投訴來協(xié)調。由于沒有上級主管單位的“新企業(yè)”越來越多，加上檔案涉及勞動者許多切身利益以及勞動者維權意識的提高，“檔案官司”開始出現(xiàn)了。這類由檔案引起的勞動糾紛由于性質特殊，勞動者要維護自己的合法權益比較困難。那么，讀者如何才能維護自己的權利呢？
第一，不要讓檔案成為“死檔”。要知道自己的檔案保管在什么地方，其中特別要注意是委托人才服務機構保管的，必須保存好檔案保管的證明，及時繳納費用，不要讓自己的檔案成為“死檔”。
第二，處分材料入檔須經(jīng)本人認定。根據(jù)《流動人員檔案管理規(guī)定》，檔案中“收集的材料，必須經(jīng)過認真的鑒別。需經(jīng)單位蓋章或本人簽字的，簽字蓋章后方能歸入檔案”的規(guī)定，單位放入檔案的材料，特別是對勞動者處理、處分的材料要求經(jīng)本人簽字認定。
第三，勞動關系解除及時轉移檔案。根據(jù)國家有關檔案轉移的規(guī)定，在解除勞動關系后，單位必須在一個月內(nèi)將該員工的檔案轉移到所在的街道、新的工作單位。因此當我們結束了前一個工作時，應當關心自己的檔案是否及時轉移到位，防止在調換工作中檔案的丟失。
第四，檔案材料與事實不符，可要求單位認定并修改。如果發(fā)現(xiàn)單位在自己檔案里塞進“黑貨”侵犯了自己的就業(yè)等合法權利時，必須注重搜集足夠的證據(jù)，并通過法律維護自己的合法權益