發(fā)布時(shí)間：2011-09-21 15:33:08
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為什么各部門之間經(jīng)常有小部門主義，在溝通協(xié)作上，產(chǎn)生內(nèi)耗？
為什么我們溝通的出發(fā)點(diǎn)是要解決問題，卻引發(fā)出很多壞情緒？
為什么盡管我們表達(dá)的很清楚，但對(duì)方仍然誤解我們的意思？
為什么人們抱著美好的愿望，卻達(dá)不到理想的溝通效果？
為什么我們是用心溝通，對(duì)方卻感受不到？
為什么我們會(huì)感覺到有些人真的很難溝通？
部門之間該如何有效溝通，協(xié)調(diào)作戰(zhàn)？
企業(yè)部門設(shè)置越來越多，越來越周全，于是，各部門之間由于諸多原因引發(fā)的工作效率低下，互相推委，甚至影響企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的事件會(huì)經(jīng)常發(fā)生：在公司面臨的客觀環(huán)境無法改變，企業(yè)目前的客觀機(jī)構(gòu)設(shè)置和制度無法做出調(diào)整的狀況下，如何讓各部門之間能順暢的配合齊心共力呢？
其實(shí)，對(duì)于主管來說，跨部門溝通確實(shí)是一件重要的工作，但也是一件令人頭痛的麻煩事。盡管小心再小心，不斷聯(lián)系、再確認(rèn)，但各種大大小小的問題卻是一波未平、一波又起，讓人疲于奔命�？绮块T溝通是組織溝通中最難的一種溝通形式，因?yàn)樵谶@里權(quán)利不再發(fā)揮作用，即使有沖突時(shí)不能被權(quán)利所控制，就會(huì)直接明顯的表現(xiàn)出來。有效溝通是很多技巧和方法，使我們可以勇敢地面對(duì)各種溝通的障礙，正視人性的弱點(diǎn)，合理應(yīng)對(duì)，達(dá)到理想的效果。
因缺乏有效溝通而導(dǎo)致的執(zhí)行力低下是困擾絕大多數(shù)企業(yè)的難題，而缺乏有效溝通的一個(gè)明顯的現(xiàn)象就是部門之間互相扯皮。在日復(fù)一日的日常工作中，無論是管理層還是員工都會(huì)逐漸迷失方向，沉浸在各種管理細(xì)節(jié)中無法自拔。在這種情況下，他們往往會(huì)認(rèn)為自己努力追求的目標(biāo)完全代表了企業(yè)的最大利益，他們對(duì)別的部門的工作從不理解慢慢變成失望，甚至演化為敵視。也就是說，部門之間的爭(zhēng)斗是企業(yè)管理上的痼疾，一般很難避免。
當(dāng)前，眾多企業(yè)都趨于扁平化，使得跨部門之間的溝通更加頻繁。部門之間地位平等，不存在上下級(jí)關(guān)系，按說溝通應(yīng)該比較容易。但現(xiàn)實(shí)的情況是，部門之間協(xié)調(diào)的成本相當(dāng)高昂，這種溝通成本不僅存在于大規(guī)模組織內(nèi)，同樣也困擾著中小型公司。許多事情，其實(shí)并不復(fù)雜，而是相互之間的溝通不暢，以至于要搬出上司，甚至是上司的上司來協(xié)調(diào)。繞了大大的圈子，走了長(zhǎng)長(zhǎng)的彎路，耽誤了你我他的寶貴時(shí)間。俗話說，浪費(fèi)時(shí)間就是浪費(fèi)金錢，這其實(shí)就是高昂的溝通成本。有句話說得很直接，搬出上司來協(xié)調(diào)，就是你我他的溝通無能。有效的溝通，能節(jié)約大家的時(shí)間，避免占用上司的時(shí)間。
在公司里，跨部門溝通是很重要的，員工和中級(jí)主管花在內(nèi)部溝通的時(shí)間大約占其工作時(shí)間的40%-50%，而對(duì)于高層主管，這個(gè)比率會(huì)更高。如何提高公司內(nèi)部溝通的有效性以改善運(yùn)營(yíng)效率呢？在調(diào)研與實(shí)踐中，譚老師也發(fā)現(xiàn)，許多快速發(fā)展的成長(zhǎng)型企業(yè)，隨著市場(chǎng)業(yè)務(wù)的拓展，部門設(shè)置越來越多，職責(zé)分工越來越明確。具體來說，譚小芳老師建議企業(yè)采用跨部門溝通技巧的天龍八部——
一、不妨輪換崗位
譚老師建議企業(yè)應(yīng)該鼓勵(lì)崗位輪換，請(qǐng)業(yè)務(wù)背景的人員擔(dān)當(dāng)人力資源、培訓(xùn)、行政、商務(wù)管理等支持部門的主管。比如，IBM、HP近幾年在中國(guó)市場(chǎng)都有類似實(shí)踐。摩托羅拉與亞信的CFO對(duì)各自市場(chǎng)業(yè)務(wù)的分析與深度介入，使得這個(gè)傳統(tǒng)的“后勤”部門與核心業(yè)務(wù)水乳交融，相得益彰，從而在根本上調(diào)整了他們的團(tuán)隊(duì)判斷問題的角度及行為方式。這樣一來，“后勤”部門就能夠更多地從市場(chǎng)、從競(jìng)爭(zhēng)的視角去滿足核心業(yè)務(wù)的需求了。
二、提高溝通技能
溝通是管理的血脈，是整合管理所必需的計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制等職能的必要手段，所以我的MTP課程中強(qiáng)調(diào)“溝通無處不在”，跨部門溝通尤其要講究溝通藝術(shù)，所以，譚老師建議管理者提高溝通技能，包括有效傾聽及保持溝通的簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確性。公司內(nèi)部溝通中，大家往往急于表達(dá)而疏于傾聽。通過多次團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)場(chǎng)演練、游戲等，筆者觀察到，在交流中，如果雙方或至少一方多一些專注傾聽，適時(shí)復(fù)述、提問以確認(rèn)關(guān)鍵信息，并予以適當(dāng)?shù)姆答�，那么溝通的有效性（即�?zhǔn)確、省時(shí)、較少?zèng)_突）就大大提高了。
三、扁平的組織結(jié)構(gòu)
引入項(xiàng)目管理——扁平式溝通與協(xié)作能提高效率，有統(tǒng)一的項(xiàng)目經(jīng)理做決定，減少分歧與部門各自為政的心態(tài)（如果有一天可以這樣做，現(xiàn)在只能盡量加強(qiáng)部門間溝通交流，上層經(jīng)理更需重視彼此的交流，達(dá)成共識(shí)）；
四、有效的績(jī)效管理模式
有效的較小管理模式是建立在責(zé)任明細(xì)的基礎(chǔ)上的，把目前存在的經(jīng)常性出現(xiàn)的一些協(xié)作性問題，納入考核指標(biāo)，可以試一下的。我把一些部門內(nèi)的職能崗位考核內(nèi)容進(jìn)行完善，但可能還有一個(gè)問題，如果不是整個(gè)公司進(jìn)行改善，個(gè)別部門一個(gè)實(shí)行，可能效果會(huì)有點(diǎn)問題。
五、永遠(yuǎn)不要嫌麻煩
跨部門溝通的一個(gè)重要原則就是永遠(yuǎn)不要嫌麻煩。不要以為開完會(huì)就沒事了，譚小芳老師建議事后應(yīng)該隨時(shí)保持聯(lián)系，主動(dòng)了解其它部門的工作進(jìn)度，掌握最新的情況。不要被動(dòng)等對(duì)方告訴你問題發(fā)生了，而是要主動(dòng)而持續(xù)地溝通，預(yù)防問題的發(fā)生。很多人常常抱怨：“事情怎么會(huì)這樣，為什么不早說？”很多人都有過這樣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)方事前都沒有主動(dòng)聯(lián)系，任由問題擴(kuò)大，等到無法解決了，才緊急跑來求救。這樣導(dǎo)致的氣憤也是情有可原，但是如果別人不告訴你，為何你不主動(dòng)去問對(duì)方？
六、倡導(dǎo)溝通文化
溝通的有效性與企業(yè)文化直接相連。沒有主管認(rèn)為持續(xù)改革內(nèi)部溝通不重要，關(guān)鍵在于實(shí)際執(zhí)行。主管人不僅是探路者、指引者和影響者，更重要的是行為者。如果主管人員從不在電梯或走廊與同事們輕松交談，當(dāng)他在員工大會(huì)上發(fā)表演講后能聽到員工們的熱烈反響嗎？我看很難！另外，就是建立“客戶”應(yīng)對(duì)意識(shí)，每一個(gè)需要你協(xié)助的部門都是你的“客戶”，使你的客戶滿意，是你工作的職責(zé)，這不僅僅是制度的約束，未來將成為習(xí)慣，也是企業(yè)文化的部分。
七、有效整合部門目標(biāo)
有部門就必然存在部門利益、小團(tuán)體利益，這是不爭(zhēng)的事實(shí)。但我們應(yīng)該整合那種各自為政的部門目標(biāo)，使部門的各個(gè)目標(biāo)與組織的總目標(biāo)同心。如很多大企業(yè)給部門設(shè)定預(yù)算目標(biāo)時(shí)，都采取企業(yè)內(nèi)部的計(jì)算依據(jù)；這樣便于考核，但顯然這種內(nèi)部的計(jì)算依據(jù)是不面向市場(chǎng)的，也就是說部門的預(yù)算目標(biāo)不是面向市場(chǎng)，而企業(yè)是面向市場(chǎng)的，它們的方向就明顯地不一致。這種企業(yè)設(shè)置的指揮棒方向性不一致，直接導(dǎo)致部門和企業(yè)的想法不一致，“志不同，不與謀”，故而溝通難以為繼。
八、示范作用
對(duì)這一點(diǎn)，業(yè)內(nèi)一位職業(yè)經(jīng)理人頗有體會(huì)，他說：“你期待員工如何表現(xiàn)，你就要如何表現(xiàn)；你倡導(dǎo)雙向溝通、傾聽對(duì)方，平息部門間沖突，減少內(nèi)部協(xié)調(diào)成本，你就要親歷親為地做給大家看。你認(rèn)為素質(zhì)、技能提高和不斷學(xué)習(xí)重要，你就和他們一起去聽課，把你讀過的好書與他們分享，簡(jiǎn)單地說，就是去弄，去做，去干�！�
總之，跨部門溝通的目的是實(shí)現(xiàn)跨部門協(xié)作，讓大企業(yè)像小企業(yè)一樣靈活！有溝通才能把握全局、了解真?zhèn)�，拓寬領(lǐng)導(dǎo)者視野；有溝通才能凝成合力、構(gòu)成堅(jiān)強(qiáng)團(tuán)隊(duì)；也只有更好地溝通，才能使人心暢通！