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職業(yè)指導(dǎo)

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注意力不夠集中?提高工作效率的十大方法

發(fā)布時(shí)間:2011-09-26 11:43:18

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如果你工作不需要這些東西,只在家里使用Facebook,工作日的時(shí)候關(guān)掉Twitter.

    如果你正閱讀本文而不是在給客戶(hù)打電話(huà)或處理表單數(shù)據(jù),那么你可能工作注意力不夠集中。但你不是唯一一個(gè)。

    根據(jù)Salary.com最近的一項(xiàng)調(diào)查,平均每個(gè)員工承認(rèn)在8小時(shí)的工作時(shí)間內(nèi),有兩小時(shí)是浪費(fèi)掉的,其中還不包括午餐或規(guī)定的休息時(shí)間。

    互聯(lián)網(wǎng)可不是什么省油的燈。就像我們想要專(zhuān)注學(xué)習(xí)時(shí),那個(gè)喊我們出去玩的室友,網(wǎng)絡(luò)(以及電子郵件)每分每秒都提供那么多的消遣機(jī)會(huì),要專(zhuān)心于高級(jí)別的任務(wù)簡(jiǎn)直是不可能的事。而由于很多項(xiàng)目模糊不清的界定,我們處在了工作與生活糾纏不清的無(wú)盡混亂中。我們可以在參加電話(huà)會(huì)議的時(shí)候預(yù)訂去土耳其的旅行;也可以躺在墨西哥坎昆(Cancun)海灘的一條浴巾上發(fā)出工作郵件。

    經(jīng)濟(jì)伴隨著我們注意力的消退而衰減,我們的任務(wù)越來(lái)越多,而時(shí)間越來(lái)越少。于是就有了工作效率專(zhuān)家。其中的佼佼者是戴維。艾倫(David Allen),2001年出版的《盡管去做:無(wú)壓工作的藝術(shù)》(Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity)(被其粉絲簡(jiǎn)稱(chēng)為“GTD”)一書(shū)的作者。提高工作效率沒(méi)有一個(gè)包治百病的方法,但艾倫等專(zhuān)家提供了一些你可以現(xiàn)在就使用的有效技巧。

    以下是其中的十個(gè)。如果經(jīng)濟(jì)繼續(xù)衰退,它們可能會(huì)幫助你保住飯碗。

    當(dāng)心“一心多用”

    聽(tīng)起來(lái)有點(diǎn)有違直覺(jué),不是嗎?事實(shí)上,如果我們一天之內(nèi)只檢查一兩次郵箱,而不是永無(wú)止境地去檢查,我們都會(huì)變得更加高效,艾倫說(shuō)。

    馴服你的“收件箱”

    科技做傭人的時(shí)候再好不過(guò),但做起主人來(lái)就可怕了。艾倫說(shuō),如果回復(fù)或處理郵件的時(shí)間不到兩分鐘,那么立馬解決。取消那每次收到新郵件都會(huì)閃爍的煩人的郵件提醒。少發(fā)一些郵件,這樣你收到的也就少了:不要在郵件中長(zhǎng)篇大論,也盡量少發(fā)郵件。

    清理你的思維

    你不需要打坐念經(jīng),但應(yīng)該用幾分鐘時(shí)間來(lái)使思維平靜下來(lái),理清思緒,每天若干次。去樓下走走或僅僅離開(kāi)你的電腦屏幕就是可以幫助你保持神清氣爽。

    取消不必要的會(huì)議

    面對(duì)面的交流至關(guān)重要(郵件中充滿(mǎn)了誤讀),但在保護(hù)你的時(shí)間時(shí),一定要無(wú)情;乇苊恳粋(gè)不必要的會(huì)議需求。

    學(xué)會(huì)說(shuō)“不”

    “不”就一個(gè)字,但可能是最難出口的。還是如此,避免郵件。如果可以的話(huà),嘗試解決請(qǐng)求者的問(wèn)題。

    下決心戒掉社交媒體

    如果你工作不需要這些東西,只在家里使用Facebook,工作日的時(shí)候關(guān)掉Twitter.

    列出清單

    工作效率專(zhuān)家非常推崇待辦事項(xiàng)清單——這樣你就不用再大晚上躺著,為某個(gè)想不起來(lái)但似乎遺漏了的重要的細(xì)節(jié)而擔(dān)驚受怕。堅(jiān)持列幾個(gè)不同的清單:短期內(nèi)必做事項(xiàng)和長(zhǎng)期事項(xiàng)。另外,還要明確界定任務(wù),選擇可以表達(dá)出來(lái)的任務(wù),并把它們表達(dá)出來(lái)。不要每天一開(kāi)始就給自己設(shè)定一個(gè)不切實(shí)際的巨長(zhǎng)的日程表,然后看著自己掉進(jìn)陷阱。(也許這是常識(shí),但我們多少次都做過(guò)這樣的傻事?)

    設(shè)立系統(tǒng)性規(guī)劃

    這一點(diǎn)甚至更加嘗試,但還是常常被忽視。系統(tǒng)性規(guī)劃——甚至是最簡(jiǎn)單的那種——都可以將你的大腦從各個(gè)任務(wù)中解脫出來(lái),思考更加高級(jí)的事項(xiàng)。“管理一個(gè)清晰而完整的任務(wù)規(guī)劃可以提高你的思維清晰度、注意力和控制力,”艾倫表示,“而且它為區(qū)分你的目標(biāo)和哪些任務(wù)更加重要提供了關(guān)鍵背景!

    清理桌面

    每個(gè)工作日都花15分鐘清理你的桌面。每天都將不需要的東西扔掉,重要文件整理歸檔。艾倫建議說(shuō):每張紙都只碰一次,即刻處理,然后繼續(xù)其他的活。

    利用你省下的時(shí)間

    提高工作效率不僅僅是為了保證任務(wù)能夠完成,并且使過(guò)程中更有控制感。它是關(guān)于將時(shí)間解放出來(lái),用于更深層次、更具創(chuàng)造性的思維——也許是關(guān)于新產(chǎn)品或者增加營(yíng)收(或削減開(kāi)支)的其他方法。在一天中各個(gè)時(shí)間段安排時(shí)間進(jìn)行創(chuàng)造性思維——將手機(jī)調(diào)成靜音、關(guān)上門(mén),不去處理電子郵件,然后開(kāi)始思考。

    是不是好一點(diǎn)了?

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