發(fā)布時(shí)間：2011-10-15 14:51:20
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良好的內(nèi)部溝通機(jī)制不僅能夠充分體現(xiàn)企業(yè)對(duì)員工的尊重與重視，同時(shí)也能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)在生產(chǎn)管理方面的問(wèn)題。
案 例：
B公司是一家中等規(guī)模的廣告公司，員工總數(shù)50人左右，下設(shè)總經(jīng)辦、業(yè)務(wù)部、設(shè)計(jì)部、工程部等部門(mén)。由于部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)制，并且也沒(méi)有單設(shè)人力資源管理部門(mén)，公司普通員工的招聘、錄用和解聘手續(xù)基本上都是由部門(mén)經(jīng)理一手操辦，總經(jīng)理康鵬（化名）一般只需要在最終決議上簽一個(gè)名就行了，他對(duì)基層員工的個(gè)人情況也不甚了解，有的甚至連名字都叫不出。一貫以來(lái)康鵬都奉行“充分放權(quán)”的原則，對(duì)各部門(mén)的內(nèi)部管理基本上很少過(guò)問(wèn)，與普通員工之間也很少進(jìn)行單獨(dú)談話。
兩年前，康鵬任命原總經(jīng)理助理曉彬（化名）為業(yè)務(wù)部經(jīng)理，從那以后，他發(fā)覺(jué)這個(gè)部門(mén)的人員流動(dòng)性比原來(lái)大了許多，很多業(yè)務(wù)員做了半年不到就換了，并且一些元老級(jí)的主管也相繼離開(kāi)了公司，雖然兩年來(lái)公司開(kāi)辟了不少新的市場(chǎng)和經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域，整體的盈利情況也還過(guò)得去，但細(xì)心的康鵬同時(shí)也發(fā)現(xiàn)一些熟悉的老主顧的名字也漸漸從訂單上消失了，對(duì)此康鵬一直有點(diǎn)納悶,但礙于制度他又不好多問(wèn)。
兩個(gè)月前，在一次招標(biāo)會(huì)上他偶然遇到了不久前剛從公司業(yè)務(wù)部辭職的一位項(xiàng)目主管小路，現(xiàn)在小路已經(jīng)是另一家大型廣告公司的部門(mén)經(jīng)理，在閑談中小路告訴康鵬，曉彬作為總經(jīng)理助理曾經(jīng)確實(shí)干得很出色，但是要他來(lái)主持部門(mén)的工作卻并不合適，他不善于處理與下級(jí)的關(guān)系，對(duì)于業(yè)務(wù)員費(fèi)盡千辛萬(wàn)苦爭(zhēng)取來(lái)的客戶，他總要想辦法據(jù)為己有，對(duì)犯錯(cuò)的下屬也過(guò)于苛刻，許多員工都忍受不了這樣的上級(jí)而最終選擇跳槽。
保持沉默的企業(yè)并不一定就是風(fēng)平浪靜，管理層無(wú)法傾聽(tīng)到來(lái)自底層的聲音的可能性一般有兩個(gè)：第一：溝通機(jī)制不暢通，員工的意見(jiàn)往往無(wú)從表達(dá)，有時(shí)即時(shí)提出也無(wú)法上達(dá)管理層；第二：?jiǎn)T工覺(jué)得根本就沒(méi)有必要提出，因?yàn)楣芾韺痈静粫?huì)認(rèn)真對(duì)待，也許還可能招致更壞的后果。消極對(duì)待的結(jié)果會(huì)帶來(lái)不少負(fù)面影響，如士氣低落導(dǎo)致效率低下、公司管理中存在的問(wèn)題得不到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決、甚至引發(fā)大量員工的跳槽。從上述案例就可以看出，B公司在員工管理過(guò)程中遇到的最主要的問(wèn)題就是溝通機(jī)制的不暢通，如果管理者能夠通過(guò)合理的渠道了解公司員工的真正想法，及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的協(xié)調(diào)和調(diào)整，就可以最大限度的避免不必要的損失。
作為管理活動(dòng)中的一個(gè)不可忽視的重要方面，溝通已經(jīng)被越來(lái)越多的企業(yè)管理者所重視，其帶來(lái)的影響也越來(lái)越大。如何合理的利用各種溝通渠道，采用多種溝通技巧，盡可能的與員工進(jìn)行全方位的交流，已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)部管理研究的一個(gè)重要課題。良好的內(nèi)部溝通機(jī)制不僅能夠充分體現(xiàn)企業(yè)對(duì)員工的尊重與重視，同時(shí)也能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)在生產(chǎn)管理方面的問(wèn)題。平等、互相尊重、有人情味的關(guān)系氛圍是企業(yè)保持穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展的必要保障。
建立全方位的溝通機(jī)制
幾乎所有的企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中都會(huì)碰到溝通不良的問(wèn)題，一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)的機(jī)構(gòu)越復(fù)雜，管理層次越多，職能越不明晰，其溝通的效果就越差，高層指令傳達(dá)到基層的時(shí)候往往已經(jīng)走樣；同樣，底層人員的建議與反映在未到達(dá)管理者之前歷經(jīng)層層扼殺往往已經(jīng)消失殆盡。建立全方位的溝通體制，首先要摒棄那種只是由公司領(lǐng)導(dǎo)層向下屬發(fā)布命令，下屬的反饋和意見(jiàn)卻很少有人傾聽(tīng)的單向溝通模式，這樣的溝通方式不僅無(wú)助于監(jiān)督與管理，長(zhǎng)此以往也會(huì)嚴(yán)重挫傷員工的積極性。
良好的溝通機(jī)制應(yīng)該是多角度、雙向的、多級(jí)的。應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部建立全方位的溝通機(jī)制，形成管理層與部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與普通員工、管理層與普通員工、普通員工之間的多層次交流對(duì)話機(jī)制，保持溝通渠道的暢通，要讓員工意識(shí)到管理層樂(lè)于傾聽(tīng)他們的意見(jiàn)；他們所做的一切都在被關(guān)注；使每個(gè)員工都有參與和發(fā)展的機(jī)會(huì)，從而增強(qiáng)管理者和員工之間的理解、相互尊重和感情交流。
在這一點(diǎn)上，IBM公司的內(nèi)部溝通經(jīng)驗(yàn)值得借鑒，他們的高層領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常深入基層，與普通員工親切交談，了解他們的切身感受；同時(shí)鼓勵(lì)員工向上級(jí)，甚至直接向公司總裁反映問(wèn)題，在公司內(nèi)部形成平等的工作氛圍。公司專門(mén)設(shè)立了意見(jiàn)箱，為了避免流于形式，意見(jiàn)箱由專人負(fù)責(zé)整理轉(zhuǎn)交給相關(guān)的負(fù)責(zé)人，每年公司都能夠收到數(shù)十萬(wàn)張意見(jiàn)卡！
注重非正式溝通
公司內(nèi)部的溝通方式不外乎兩種：正式溝通和非正式溝通。
所謂正式溝通，就是通過(guò)固有的組織結(jié)構(gòu)按照規(guī)定的信息傳遞渠道進(jìn)行的信息交流和傳達(dá)，如：公文的傳遞、通知及相關(guān)信息的傳達(dá)、例行的會(huì)議和談話等，這種溝通方式對(duì)信息傳達(dá)的途徑、格式和對(duì)象都有嚴(yán)格的規(guī)定，具有溝通效果好、易于保密、有較強(qiáng)的約束力等優(yōu)點(diǎn)，缺點(diǎn)是方式刻板、溝通速度較慢、缺乏相應(yīng)的反饋和互動(dòng)交流。
非正式溝通指的是通過(guò)正式溝通渠道以外的信息交流和傳達(dá)方式，我們平常所說(shuō)的“小道消息”也是非正式溝通方式的一種。由于企業(yè)內(nèi)部非正式組織的存在，作為社會(huì)人的公司員工往往會(huì)通過(guò)非正式渠道獲取和反饋大量信息，如果能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部非正式的溝通渠道加以合理利用和引導(dǎo)，就可以幫助企業(yè)管理者獲得許多無(wú)法從正式渠道取得的信息，在達(dá)成理解的同時(shí)解決潛在的問(wèn)題，從而最大限度提升企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，發(fā)揮整體效應(yīng)。
美國(guó)GE公司執(zhí)行總裁杰克.韋爾奇被譽(yù)為“二十世紀(jì)最偉大的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人”之一，在他上任之初GE公司內(nèi)部等級(jí)制度森嚴(yán)、結(jié)構(gòu)臃腫，韋爾奇通過(guò)大刀闊斧的改革，在公司內(nèi)部引入非正式溝通的管理理念，韋爾奇經(jīng)常給員工親自留便條和打電話通知員工有關(guān)事宜，在他看來(lái)，溝通是隨心所欲的，他努力使公司的所有員工都保持著一種近乎家庭式的親友關(guān)系。一位GE公司的經(jīng)理曾這樣生動(dòng)地描述韋爾奇：“他會(huì)追著你滿屋子團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，不斷地和你爭(zhēng)論，反對(duì)你的想法。而你必須要不斷地反擊，直到說(shuō)服他同意你的思路為止--而這時(shí)。你可以確信這件事你一定能成功�！�
堅(jiān)持離職面談制度
美國(guó)哈尼根公司的總裁曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：“如果雇員桌子上一臺(tái)價(jià)值2000美元的臺(tái)式計(jì)算機(jī)不見(jiàn)了，公司一定會(huì)對(duì)此展開(kāi)調(diào)查。但是如果一位掌握著各種客戶關(guān)系，年薪10萬(wàn)美元的經(jīng)理被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手挖走，就不會(huì)進(jìn)行調(diào)查，員工們也不會(huì)被叫去問(wèn)話。”有許多公司已經(jīng)意識(shí)到他們正在失去那些優(yōu)秀分子，但他們不知道是哪些人離開(kāi)了，也不知道他們?yōu)槭裁措x開(kāi)，甚至連他們?nèi)チ四睦镆膊恢�。許多公司一面在不斷招人，另一方面同時(shí)也有大量的人才在不斷流失卻不知其因，事實(shí)上，他們很少會(huì)有耐心去主動(dòng)傾聽(tīng)來(lái)自一個(gè)辭職員工對(duì)公司的看法。
員工的離職總會(huì)有一個(gè)對(duì)企業(yè)不滿的理由，企業(yè)的管理者們應(yīng)盡量與其進(jìn)行面談，了解其離職的真正原因。與在職人員相比，即將離職的員工在談及對(duì)管理模式、工作環(huán)境和職位評(píng)價(jià)之類的問(wèn)題時(shí)的顧慮要少得多，并且也能夠擺脫主觀意識(shí)站在第三者的立場(chǎng)上對(duì)其所熟知的情況發(fā)表評(píng)論。公司再根據(jù)實(shí)際情況對(duì)實(shí)際存在的不足加以改進(jìn),防止繼續(xù)發(fā)生類似情況。對(duì)離職員工的面談，同時(shí)也體現(xiàn)了“以人為本”的管理思想，表達(dá)企業(yè)對(duì)其的尊重和關(guān)懷；俗話說(shuō)“同行是冤家”，與離職員工好說(shuō)好散，也可以盡量避免心懷不滿的離職員工在以后的工作中引發(fā)惡意競(jìng)爭(zhēng)甚至產(chǎn)生詆毀原公司的情形。